Những điều cần biết về chứng nhận hợp quy thiết bị vô tuyến, viễn thông, thiết bị phát Wifi, CNTT

Chứng nhận hợp quy (COC) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về chứng nhận hợp quy, quy trình, và danh mục thiết bị cần thiết, đặc biệt là đối với thiết bị vô tuyến, viễn thông, thiết bị công nghệ thông tin.

1. Chứng nhận hợp quy (COC) là gì?

COC là cụm viết tắt của Certificate of Conformity, giấy chứng nhận hợp quy hay chứng nhận sản phẩm phù hợp quy chuẩn.

Cụ thể, chứng nhận hợp quy là hoạt động đánh giá nhằm xác nhận chất lượng hàng hóa, sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn kỹ thuật. Do đó, chứng nhận hợp quy còn gọi là chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật.

Giấy chứng nhận này giúp xác nhận hàng hóa/ sản phẩm đã phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng hay chưa. Chứng nhận hợp quy mang tính chất bắt buộc đối với một số đối tượng, loại hàng hóa được quy định.

Thông thường, chứng nhận COC được cấp thông qua sự thỏa thuận giữa cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu chứng nhận hợp quy với đơn vị chứng nhận phù hợp (bên thứ 3). Quy chuẩn áp dụng để chứng nhận hợp quy sẽ là các tiêu chuẩn về kỹ thuật theo đúng quy định của cơ quan quản lý Nhà nước.

2. Các nhóm sản phẩm và danh mục thiết bị cần được làm chứng nhận hợp quy

Giấy chứng nhận hợp quy (COC) mang tính bắt buộc, và đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, người tiêu dùng và cơ quan quản lý Nhà nước. Những nhóm sản phẩm cần được làm Certificate of Conformity gồm có:

• Nhóm sản phẩm thuộc vào quản lý của Bộ khoa học, công nghệ: Điện tử, đồ gia dụng, đồ chơi,…
• Nhóm nông nghiệp: Thức ăn, các loại giống cây, phân bón,…
• Nhóm sản phẩm phụ gia và các loại cửa sổ,…
• Nhóm các sản phẩm về thực phẩm: Kẹo, bánh, rượu, bia,…
• Nhóm các sản phẩm sứ vệ sinh.
• Nhóm vật liệu để xây dựng: Sắt, thép, xi măng, gạch ốp lát,…
• Nhóm sản phẩm thuộc hợp kim nhôm định hình và ống nhựa Polyvinyl clorua không hóa dẻo.
• Nhóm sản phẩm thông tin và truyền thông: Máy tính, điện thoại,…
• Nhóm sản phẩm sơn và vật liệu chống thấm,..
• Nhóm sản phẩm thuộc quyền quản lý của Bộ giao thông vận tải.

Tuy nhiên, tại bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào nhóm sảm phẩm thiết bị thu phát sóng vô tuyến, viễn thông, thiết bị phát WiFi, công nghệ thông tin, điện thoại di động, máy tính, định vị gps và giám sát hành trình… Cụ thể danh mục thiết bị phải được chứng nhận hợp quy gồm:

• Điện thoại di động, bao gồm cả điện thoại di động feature phone và smart phone 2G, 3G, 4G LTE, 5G, WLAN, NFC.
• Thiết bị phát WiFi mạng WLAN như bộ truy cập mạng (Access Point), bộ định tuyến router, máy tính xách tay, máy tính bảng…
• Máy bộ đàm, điện thoại không dây kéo dài (điện thoại mẹ bồng con), điện thoại không dây DECT
• Thiết bị đầu cuối 2G, 3G, 4G LTE, 5G NR, máy kiểm kho có chức năng đọc thẻ RFID, RFID reader.
• Smart TiVi, thiết bị phát lặp Wifi, máy dịch thuật có thu phát sóng vô tuyến.
• Các cảm biến kết nối không dây, điều khiển từ xa, radar cự ly ngắn, chìa khoá smart key.
• Thiết bị thu phát sóng sử dụng trong hệ thống nhà thông minh (cảm biến, gateway trung tâm, remote…)
• Thiết bị âm thanh không dây (micro không dây, bộ phát không dây dùng cho sự kiện, phòng họp).
• Flycam, drones, viba, trạm gốc và repeater dùng trong mạng viễn thông di động cùng một số thiết bị vô tuyến khác.

Chi tiết danh mục thiết bị nêu trên được quy định tại Phụ lục 1 của Thông tư 02/2024/TT-BTTTT .

Các thiết bị vô tuyến, viễn thông, công nghệ thông tin nhập khẩu vào Việt Nam hoặc sản xuất để bán tại thị trường Việt Nam được liệt kê tại Phụ lục I Thông tư 02/2024/TT-BTTT đều bắt buộc phải thực hiện thủ tục nhập khẩu gồm có đăng ký kiểm tra chuyên nghành, thử nghiệm theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, xin cấp giấy chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy theo các quy định để đảm bảo việc sử dụng không gây mất an toàn và ảnh hưởng, gây can nhiễu đến các thiết bị khác. Các thiết bị điển hình phải trải qua các bước đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy bao gồm điện thoại di động mobile phone, TiVi, máy tính xách tay laptop, máy tính bảng tablet, thiết bị định tuyến wireless router, máy bộ đàm, thiết bị đầu cuối di động mặt đất, các thiết bị phát WiFi… Trên cơ sở giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp mới có thể làm thủ tục công bố hợp quy và dán tem ICT để bán sản phẩm ra thị trường.

3. Phương thức chứng nhận hợp quy

Hiện nay, có 8 phương thức được sử dụng để tiến hành đánh giá giấy chứng nhận hợp quy. Cụ thể:

• Phương thức 1: Việc thử nghiệm các mẫu điển hình nhất.
• Phương thức 2: Thử nghiệm mẫu được xem là điển hình nhất, xem xét, đánh giá quá trình sản xuất, giám sát thông qua việc thử nghiệm mẫu đã lấy trên thị trường.
• Phương thức 3: Thử nghiệm mẫu điển hình nhất, đánh giá cả quá trình sản xuất, đồng thời giám sát thông qua việc thử nghiệm mẫu được lấy tại nơi sản xuất kết hợp cùng với việc đánh giá cả quá trình sản xuất.
• Phương thức 4: Tiến hành thử nghiệm mẫu điển hình nhất, đánh giá về quá trình sản xuất, giám sát thông qua quá trình thử nghiệm mẫu được lấy tại nơi sản xuất và trong thị trường kết hợp cùng với việc đánh giá quá trình sản xuất.
• Phương thức 5: Thử nghiệm mẫu được xem là điển hình nhất , đánh giá quá trình sản xuất, tiến hành giám sát thông qua việc thử nghiệm mẫu được lấy tại nơi sản xuất hay ở trên thị trường kết hợp cùng với việc đánh giá cả quá trình sản xuất.
• Phương thức 6: Đánh giá và giám sát hệ thống quản lý.
• Phương thức 7: Thử nghiệm, đánh giá những lô hàng hóa và sản phẩm.
• Phương thức 8: Thử nghiệm, kiểm định toàn bộ sản phẩm cũng như hàng hóa.

Tuy nhiên, đối với nhóm hàng hóa thiết bị vô tuyến, viễn thông, công nghệ thông tin được nêu tại mục 2, chúng tôi sẽ tập trung vào 03 phương thức chứng nhận hợp quy sau:

• Phương thức 1: thử nghiệm mẫu điển hình

  Áp dụng để thực hiện cấp giấy chứng nhận hợp quy cho sản phẩm, hàng hóa được sản xuất trong dây chuyền đã có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 hoặc tương đương). Giấy chứng nhận hợp quy cấp theo phương thức 1 có hiệu lực 3 năm. Trong thời gian hiệu lực của giấy chứng nhận hợp quy cấp theo phương thức 1, doanh nghiệp có thể nhập khẩu không giới hạn về số lượng lô hàng có sản phẩm đã được chứng nhận.

  Tài liệu chứng nhận hợp quy theo phương thức 1

  Để được cấp giấy chứng nhận hợp quy theo phương thức 1, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu dưới đây

  (1) Mẫu thử nghiệm phù hợp

  (2) Bản thông số kỹ thuật của sản phẩm (datasheet)

  (3) Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của nhà máy (ISO 9001 hoặc tương đương)

  (4) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

  (5) Mẫu đơn đề nghị chứng nhận hợp quy

  Quy trình thực hiện theo phương thức 1

  (1) Doanh nghiệp tự lấy mẫu điển hình để thử nghiệm sản phẩm

  (2) Nộp hồ sơ chứng nhận hợp quy tới tổ chức chứng nhận hợp quy

  (3) Tổ chức chứng nhận đánh giá kết quả thử nghiệm và các hồ sơ liên quan

  (4) Thanh toán phí và nhận kết quả chứng nhận hợp quy có hiệu lực 3 năm.

• Phương thức 5: thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất

  Áp dụng để thực hiện cấp giấy chứng nhận hợp quy cho sản phẩm, hàng hóa được sản xuất trong dây chuyền chưa có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 hoặc tương đương) nhưng có quy trình sản xuất và giám sát đảm bảo chất lượng để đánh giá. Giấy chứng nhận hợp quy cấp theo phương thức 5 có hiệu lực 3 năm, trong thời gian hiệu lực của giấy chứng nhận hợp quy cấp theo phương thức 5, doanh nghiệp có thể sản xuất, nhập khẩu không giới hạn về số lượng lô hàng có sản phẩm đã được chứng nhận. Tuy nhiên doanh nghiệp phải đáp ứng được yêu cầu về giám sát định kỳ, đánh giá lại hàng năm. Nếu thủ tục đánh giá lại có kết quả không phù hợp thì hiệu lực giấy chứng nhận hợp quy sẽ bị hủy bỏ, giấy chứng nhận hợp quy bị thu hồi.

  Tài liệu để chứng nhận hợp quy theo phương thức 5

  Để được cấp giấy chứng nhận hợp quy theo phương thức 5, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của nhà máy, hoặc dây chuyền sản xuất bao gồm:

  (1) Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

  (2) Chính sách chất lượng

  (3) Kế hoạch, mục tiêu chất lượng

  (4) Báo cáo đánh giá giám sát định kỳ

  (5) Báo cáo đánh giá về hệ thống chất lượng

  (6) Quy trình sản xuất lắp ráp sản phẩm

  (7) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

  (8) Mẫu đơn đề nghị chứng nhận hợp quy

  Và một số tài liệu khác

  Quy trình thực hiện theo phương thức 5

  (1) Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị CNHQ cùng quy trình quản lý chất lượng sản phẩm

  (2) Tổ chức chứng nhận đến doanh nghiệp để đánh giá quy trình và lấy mẫu để thử nghiệm, niêm phong mẫu

  (3) Doanh nghiệp mang mẫu đã niêm phong đi thử nghiệm ở Phòng thử nghiệm được chỉ định (tự lựa chọn phòng thử nghiệm)

  (4) Nộp kết quả thử nghiệm sản phẩm mẫu (mẫu niêm phong cho tổ chức chứng nhận)

  (5) Tổ chức chứng nhận đánh giá kết quả thử nghiệm và các hồ sơ liên quan

  (6) Thanh toán phí và nhận kết quả chứng nhận hợp quy hiệu lực 3 năm

  (7) Tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá lại quy trình sản xuất hàng năm để duy trì hiệu lực của giấy chứng nhận

• Phương thức 7: thử nghiệm, đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa

  Áp dụng để thực hiện cấp giấy chứng nhận hợp quy cho sản phẩm, hàng hóa không áp dụng được theo phương thức 1 hoặc phương thức 5. Giấy chứng nhận hợp quy cấp theo phương thức 7 chỉ có hiệu lực cho 1 lô hàng với chứng từ lô hàng cụ thể (vận đơn AWB, hóa đơn Invoice, hợp đồng mua hàng commercial contract hoặc đơn đặt hàng purchase order). Sau này khi nhập lô hàng khác, doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục chứng nhận hợp quy lại từ đầu, giống như chứng nhận hợp quy cho sản phẩm mới.

  Tài liệu cần thiết để chứng nhận hợp quy theo phương thức 7

  (1) Chứng từ lô hàng (vận đơn AWB, hóa đơn Invoice, PO hoặc hợp đồng mua hàng)

  (2) Bản thông số kỹ thuật sản phẩm (datasheet, specifications)

  (3) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

  (4) Mẫu đơn đề nghị chứng nhận hợp quy

  Quy trình thực hiện theo phương thức 7 (hợp quy theo lô)

  (1) Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị CNHQ cùng hồ sơ lô hàng (hồ sơ lô hàng nhập khẩu gồm invoice, waybill, PO, tờ khải hải quan, hoặc hồ sơ lô hàng sản xuất trong nước)

  (2) Tổ chức chứng nhận đến doanh nghiệp để lấy mẫu để thử nghiệm, niêm phong mẫu

  (3) Doanh nghiệp mang mẫu đã niêm phong đi thử nghiệm ở Phòng thử nghiệm được chỉ định (tự lựa chọn phòng thử nghiệm)

  (4) Nộp kết quả thử nghiệm sản phẩm mẫu (mẫu niêm phong cho tổ chức chứng nhận)

  (5) Tổ chức chứng nhận đánh giá kết quả thử nghiệm và các hồ sơ liên quan

  (6) Thanh toán phí và nhận kết quả chứng nhận hợp quy cho lô hàng, chỉ có hiệu lực đối với lô hàng.

4. Quy trình đánh giá sự phù hợp

• Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ;
• Bước 2: Thỏa thuận chi phí chứng nhận hợp quy;
• Bước 3: Xem xét tính hợp lệ của chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (phương thức 1);
• Bước 4: Đánh giá quá trình sản xuất (áp dụng đối với phương thức 5);
• Bước 5: Xem xét sự đồng nhất của lô sản phẩm đề nghị chứng nhận hợp quy (phương thức 7);
•  Bước 6: Lấy mẫu (áp dụng đối với phương thức 5 và 7);
• Bước 7: Đánh giá sự phù hợp của kết quả đo kiểm;
• Bước 8: Trả kết quả xử lý (giấy chứng nhận hợp quy hoặc kết quả khác).

5. Bộ hồ sơ chứng nhận hợp quy

+ Đối với tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Quyết định/Giấy phép thành lập, Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư;

+ Đối với cá nhân: Chứng minh nhân dân/hộ chiếu.

• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm đề nghị CNHQ (bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh; thể hiện đầy đủ các nội dung: tên, ký hiệu, các thông tin kỹ thuật của sản phẩm, ảnh chụp bên ngoài, hãng sản xuất);
• Chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (áp dụng đối với phương thức 1);
• Kết quả đo kiểm, thử nghiệm sản phẩm (áp dụng đối với phương thức chứng nhận 1, 5, 7);
• Quy trình sản xuất và quy trình đảm bảo chất lượng sản phẩm (áp dụng đối với phương thức 5);
• Tài liệu liên quan đến lô sản phẩm đề nghị chứng nhận hợp quy (áp dụng đối với phương thức 7).
• Một số tài liệu khác, theo yêu cầu của từng tổ chức chứng nhận áp dụng riêng lẻ với trường hợp cụ thể

6. Phòng thử nghiệm phục vụ chứng nhận hợp quy

Căn cứ theo quy định hiện hành tại Thông tư số 30/2011/TT-BTTTT, chỉ có kết quả thử nghiệm của các phòng thử nghiệm sau đây được chấp nhận phục vụ cho việc chứng nhận hợp quy thiết bị công nghệ thông tin:

Phòng thử nghiệm được Bộ TT&TT chỉ định

Là các phòng thử nghiệm trong nước, được Bộ TT&TT chỉ định thử nghiệm các quy chuẩn của Bộ TT&TT bao gồm Trung tâm kỹ thuật Cục Tần số Vô tuyến điện (Vilas 060), Trung tâm kỹ thuật 3 (Quatest 3)…

Phòng thử nghiệm được thửa nhận theo MRA

Là các phòng thử nghiệm nước ngoài có địa chỉ tại 4 nước có thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau với Việt Nam (MRA) bao gồm Mỹ, Singapore, Canada, Hàn Quốc.

Danh sách phòng thử nghiệm MRA: https://mic.gov.vn/danh-sach-cac-phong-thu-nghiem-duoc-thua-nhan-theo-cac-thoa-thuan-thua-nhan-lan-nhau-mra-19724040913424254.htm

7. Các tổ chức chứng nhận hợp quy được chỉ định

Hiện tại chỉ mới có 1 Tổ chức chứng nhận được Bộ TT&TT chỉ định là Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông trực thuộc Cục Viễn thông. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tới 1 trong các địa chỉ dưới đây (các đơn vị này có thể có yêu cầu về tài liệu và thời gian xử lý hồ sơ khác nhau, doanh nghiệp có thể lựa chọn địa chỉ phù hợp theo nhu cầu):

Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông tại Hà Nội

Chi nhánh Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông (HCM)

Số 60, đường Tân Canh, Phường 1, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

Chi nhánh Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông (Đà Nẵng)